El desafío:

Los auditores internos extrapolaban conclusiones sobre problemas de toda la empresa a partir de pequeñas muestras aleatorias de datos de transacciones, lo que hacía imposible ver el panorama completo del cumplimiento de los procesos y los riesgos en todas las operaciones globales de Wärtsilä.

La solución:

QPR ProcessAnalyzer permitió al equipo de Auditoría Interna de Wärtsilä analizar todos los datos de transacciones de su sistema ERP global, proporcionando una visibilidad completa de los procesos y permitiendo enfoques de auditoría basados ​​en datos.

Los resultados:

El desafío

Elaborar conclusiones de auditoría para toda la empresa a partir de pequeñas muestras de datos.

Los métodos de muestreo tradicionales no podían proporcionar una visibilidad completa
Wärtsilä se enfrentó a un dilema clásico de auditoría interna: ¿cómo comprender los riesgos y problemas de cumplimiento a nivel empresarial cuando solo se pueden examinar pequeñas muestras aleatorias de datos de transacciones? Como líder mundial en tecnologías marinas y energéticas, las operaciones de Wärtsilä abarcan múltiples geografías, unidades de negocio y procesos complejos; sin embargo, sus auditorías internas se limitaban a analizar pequeñas fracciones de los datos disponibles.

Los métodos tradicionales de auditoría interna, si bien valiosos, no proporcionaban la visibilidad integral necesaria para comprender lo que realmente sucedía en el sistema ERP global de Wärtsilä. Los auditores se veían obligados a extrapolar conclusiones sobre problemas de toda la empresa a partir de muestras limitadas, lo que generaba incertidumbre sobre el verdadero alcance e impacto de los posibles problemas.

Los auditores realizaban búsquedas generales en lugar de centrarse en los problemas reales.
El método de muestreo implicaba que los auditores acudían a las reuniones con preguntas generales, con la esperanza de descubrir problemas mediante entrevistas e investigación manual. Sin acceso previo a los datos reales del proceso, no podían preparar preguntas específicas y fundamentadas ni centrar su tiempo limitado en las áreas de riesgo más significativas.

«Ahora es más fácil consultar algunos puntos con antelación. Así, cuando nos reunimos con un responsable de compras local, ya sabemos qué preguntar: llegamos con preguntas más precisas y vamos más directos al grano», explica Tom Unnérus, vicepresidente de Auditoría Interna de Wärtsilä.

La escasez de pruebas dificultó la colaboración.
Quizás lo más frustrante fue la dificultad de proporcionar evidencia de auditoría concreta a las partes interesadas. Cuando los hallazgos se basaban en muestras pequeñas, resultaba difícil demostrar el impacto total de las deficiencias o ineficiencias de control, lo que dificultaba obtener su apoyo para las mejoras y generaba relaciones de confrontación en lugar de colaboración con los auditados.

La solución

Analizar todos los datos de transacciones en lugar de muestras aleatorias con QPR ProcessAnalyzer

QPR ProcessAnalyzer, una herramienta de minería de procesos que transforma los registros de transacciones del sistema en mapas de procesos visuales claros, permitió al equipo de Auditoría Interna de Wärtsilä pasar de suposiciones basadas en muestras a una visibilidad completa de los datos. En lugar de examinar pequeñas fracciones de sus datos de transacciones, ahora podían analizar toda la información relevante de su sistema ERP global.

Desde el muestreo hasta la visibilidad completa del proceso
La transformación comenzó con la conexión de QPR ProcessAnalyzer al sistema ERP global de Wärtsilä, lo que permitió a los auditores examinar todas las transacciones en lugar de solo muestras aleatorias. Esto proporcionó un enfoque integral y orientado a procesos para comprender las operaciones de forma holística en todas las geografías, áreas de negocio y áreas funcionales.

El análisis de influencia revela el «por qué» detrás de los problemas.
Una de las funciones más valiosas de QPR ProcessAnalyzer para Wärtsilä fue el Análisis de Influencia, que ayuda a los auditores a identificar factores específicos que contribuyen a problemas o ineficiencias. Esta capacidad permite a los auditores ir más allá de identificar qué sucedió y comprender por qué sucedió.

«El análisis de influencia es una de las funciones más prácticas», señala Aurora Sunna, analista de automatización de auditoría avanzada en Wärtsilä.

El enfoque de «pensar como un ladrón» mantiene la independencia de la auditoría
Es importante destacar que el equipo de Auditoría Interna de Wärtsilä realiza sus propios análisis de procesos en lugar de depender de los equipos operativos. Mientras que las unidades de negocio suelen centrarse en la eficiencia y la eliminación de cuellos de botella, los auditores deben «pensar como un ladrón», un término común en auditoría que significa que buscan patrones inusuales o deficiencias en los controles que podrían indicar fraude o riesgo. A veces, los procesos que se ejecutan con demasiada rapidez resultan más sospechosos que los lentos, ya que podrían indicar que alguien está omitiendo pasos de aprobación.

Este enfoque independiente garantiza que Auditoría Interna mantenga su objetividad al tiempo que adquiere las capacidades analíticas necesarias para la evaluación de riesgos moderna.

Los resultados

De las suposiciones a los hechos se transforma la eficacia de la auditoría

La visibilidad completa elimina las conjeturas.
La transformación más significativa consistió en pasar de la extrapolación basada en muestras a una visibilidad completa de todos los datos de los procesos. Los auditores de Wärtsilä ya no necesitan hacer suposiciones sobre los problemas que afectan a toda la empresa; ahora pueden ver con exactitud lo que sucede en todas las transacciones, regiones y unidades de negocio.

Esta visibilidad completa les permite identificar riesgos que afectan a toda la organización y evaluar las tasas de fallo exactas de los controles, lo que proporciona una comprensión mucho más precisa del perfil de riesgo de Wärtsilä.

Las preguntas informadas reemplazan las preguntas vagas.
Las sesiones de auditoría se volvieron mucho más efectivas cuando los auditores pudieron preparar con antelación preguntas específicas basadas en datos. En lugar de realizar entrevistas generales con la esperanza de descubrir problemas, ahora los auditores llegan a las reuniones sabiendo exactamente qué investigar.

«Cuando nos reunimos con un gerente de compras local, ya sabemos qué preguntar: llegamos con preguntas más informadas y vamos más directo al grano», explica Tom Unnérus.

Identificación proactiva de riesgos en todas las operaciones
QPR ProcessAnalyzer permite a los auditores identificar de forma proactiva áreas de riesgo significativas antes de que comiencen las sesiones de auditoría. Mediante el análisis de influencia, pueden centrar el valioso tiempo de la reunión en los asuntos más críticos y dedicar menos tiempo a áreas donde el análisis previo no genera inquietudes.

La evidencia concreta permite la colaboración
Quizás el cambio más significativo se produjo en las relaciones con las partes interesadas. En lugar de discusiones conflictivas basadas en muestras limitadas, las conversaciones de auditoría se transformaron en sesiones colaborativas de resolución de problemas, respaldadas por evidencia exhaustiva.

La función de Análisis de Influencia ayuda a los auditores a explicar no solo qué sucedió, sino también cuándo y por qué, lo que permite entablar debates constructivos sobre soluciones en lugar de buscar culpables.

Mayor precisión, eficiencia y colaboración
El enfoque basado en datos generó mejoras en tres áreas clave:

• Precisión: Comprensión más profunda de las operaciones y el perfil de riesgo en toda la compleja organización global de Wärtsilä.
• Eficiencia: Capacidad para centrarse en las áreas de riesgo significativas identificadas de forma proactiva, optimizando el uso del tiempo limitado de la sesión de auditoría.
• Colaboración: Debates basados ​​en hechos que eliminan opiniones y suposiciones, creando relaciones más productivas con los auditados.

Evidencias de auditoría de calidad al alcance de los auditores
Con QPR ProcessAnalyzer, proporcionar evidencia de auditoría se volvió sencillo. Los auditores pueden generar fácilmente extractos de datos y evidencia visual que ayudan a los auditados a comprender y reconocer problemas, transformando la experiencia de auditoría de defensiva a colaborativa.

El desafío:

Gestionar a más de 95.000 empleados en cinco áreas de mercado y cuatro áreas de negocio generó una enorme complejidad, con procesos dispersos en múltiples sistemas informáticos. Los líderes no podían visualizar los problemas de rendimiento, los cuellos de botella ni las ineficiencias, lo que imposibilitó impulsar mejoras basadas en datos a gran escala.

La solución:

QPR ProcessAnalyzer proporcionó visibilidad de procesos entre sistemas y monitorización continua automatizada. Ericsson capacitó a más de 100 analistas e implementó más de 20 modelos automatizados para analizar procesos en más de 10 sistemas fuente.

Los resultados:

El desafío

Gestionar procesos complejos en más de 95.000 empleados y múltiples áreas de negocio

Ericsson se enfrentó al reto de comprender procesos complejos de principio a fin para más de 95.000 empleados que trabajaban en cinco mercados y cuatro áreas de negocio. Los procesos y los datos no estaban conectados entre los múltiples sistemas de TI, las variantes de procesos específicas de cada país generaban inconsistencias y los problemas de rendimiento, como la repetición de trabajo y los largos plazos de entrega, permanecían ocultos sin la visibilidad adecuada.

La solución

Desarrollo de una capacidad integral de minería de procesos globales con QPR ProcessAnalyzer

Ericsson implementó QPR ProcessAnalyzer para visualizar la ejecución de procesos en sus sistemas de TI, lo que proporcionó una visibilidad integral del rendimiento de los procesos en todos los sistemas. Capacitaron a más de 100 analistas e implementaron más de 20 modelos automatizados de minería de procesos en tiempo real en más de 10 sistemas fuente, creando una comunidad global e interfuncional de minería de procesos para compartir conocimientos y maximizar el valor empresarial.

Los resultados

De 3 semanas a 2 horas: el despliegue a gran escala transforma la toma de decisiones

Ericsson desarrolló una de las mayores capacidades de minería de procesos empresariales, con más de 100 analistas capacitados y más de 20 modelos automatizados integrados en más de 10 sistemas fuente. El tiempo de análisis se redujo de 3 semanas a 2 horas, lo que permitió la identificación proactiva de cuellos de botella en la cadena de suministro, oportunidades de automatización y problemas de calidad de datos, a la vez que transformó los equipos, pasando de trabajar de forma aislada a colaborar de principio a fin con el cliente en mente.

Aspectos destacados del cliente

Entrevista

Cecilia Anneroth, arquitecta de procesos en Ericsson y Johan Myrberger, gerente de minería de procesos en Ericsson

Vea a Cecilia Anneroth y Johan Myrberger explicar cómo Ericsson desarrolló una capacidad global de minería de procesos y se transformó de trabajar en silos a colaborar de principio a fin teniendo en mente al cliente.

Presentación en la Conferencia QPR

Desarrollo e implementación de capacidades de minería de procesos a nivel mundial

Descubra la trayectoria completa de Ericsson en la implementación de la minería de procesos en toda su organización global durante esta detallada presentación de la conferencia.