Historia de éxito: Wärtsilä

¿Es hora de cambiar la auditoría interna?

Fortalecimiento de la Auditoría Interna con Minería de Procesos

Por QPR

A medida que el mundo continúa evolucionando a un ritmo cada vez mayor, las organizaciones de todas las industrias buscan constantemente formas de mantenerse a la vanguardia. Con el panorama actual de crecientes riesgos, acciones regulatorias y gastos de cumplimiento, el fabricante mundial Wärtsilä decidió que era hora de fortalecer su enfoque de auditoría interna.

Obtenemos una visibilidad total de nuestros procesos y datos, ya no hay necesidad de extrapolación y suposiciones basadas en el muestreo.
Aurora Sunna
Analista de Automatización de Auditoría Avanzada, Wärtsilä
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Wärtsilä

Wärtsilä es un líder mundial en tecnologías innovadoras y soluciones de ciclo de vida para los mercados marino y energético. Hacen hincapié en la innovación en tecnología y servicios sustentables para ayudar a sus clientes a mejorar continuamente su rendimiento medioambiental y económico.
El auge de la auditoría interna basada en datos
Para Wärtsilä, líder mundial en tecnologías innovadoras y soluciones de ciclo de vida para los mercados marino y energético, las auditorías internas son un componente esencial para mantener el cumplimiento y garantizar la excelencia operativa.

Sin embargo, aunque existen claros beneficios de los métodos tradicionales de auditoría interna, estos por sí solos no podrían proporcionar una visibilidad holística de los datos y procesos, que son una parte importante del negocio en una gran empresa como Wärtsilä.

La función de Auditoría Interna de Wärtsilä quería encontrar una manera de incorporar un enfoque directo y basado en datos en sus auditorías. Ahora, se destacan como precursores en la profesión, ya que utilizan la Minería de Procesos para diversificar el enfoque.

En este estudio de caso, Wärtsilä comparte su jornada hacia la auditoría interna basada en datos. Esta historia proporciona perspectivas, ideas y mejores prácticas para todos los profesionales que buscan mejorar la eficacia de sus funciones y transformar las prácticas de auditoría tradicionales en enfoques basados en datos.

Los datos mejoran las auditorías tradicionales: por qué están evolucionando los métodos de auditoría

Con el enfoque más en los procesos y los datos, la auditorí interna de Wärtsilä reconoció la necesidad de encontrar una forma más holística y basada en datos para realizar auditorías. La disponibilidad de la Minería de Procesos presentó una oportunidad para pasar a la analítica avanzada, para comprender los patrones en toda la población de datos en el ERP global, como un fuerte complemento a la revisión tradicional de un pequeño número de muestras aleatorias.

Obtenemos una visibilidad total de nuestros procesos y datos, ya no hay necesidad de extrapolación y suposiciones basadas en muestreo. Aurora Sunna, Analista de Automatización de Auditoría Avanzada en Wärtsilä

Tom Unnérus, vicepresidente de Auditoría Interna de Wärtsilä, destaca que hay un punto en el que los auditores internos tienen acceso y visibilidad a todos los datos en los procesos de negocio: crea un campo de juego más nivelado para las discusiones objetivas sobre qué problemas y causas raíz pueden tener, o no.

Entonces, ¿por qué no utilizar solo auditorías basadas en datos?

Para Wärtsilä, ha sido ideal incorporar la analítica de datos y procesos en su proceso de auditoría estándar, además de utilizar la nueva tecnología en auditorías analíticas independientes. Los auditores de Wärtsilä ven la tecnología de Minería de Procesos como un complemento importante y siguen considerando que las auditorías tradicionales son cruciales. En las auditorías más tradicionales, ya sea mejoradas por la minería de procesos o no, los auditores interactúan de primera mano tanto con la gerencia como con los colegas que ejecutan el tema de auditoría en la vida real, mejorando así la colaboración. Además, las sesiones tradicionales permiten a los auditores observar las operaciones directamente y obtener una comprensión más profunda de los detalles, oportunidades, brechas, debilidades o ineficiencias que puedan haber sido señaladas por la tecnología. Esta es una calle de doble sentido: la tecnología también se puede utilizar para profundizar en las pistas proporcionadas por las sesiones de auditoría en vivo con colegas. Si bien sigue existiendo la hipótesis de que el costo y el tiempo de las auditorías tradicionales pueden reducirse, ya que los auditores de Wärtsilä pueden investigar los datos por adelantado e ir directamente al grano cuando se reúnen con los auditados, también hay algo de verdad en el dicho (finlandés) de que el apetito viene con la comida. La discusión es un nivel más detallada que antes y, por lo tanto, también requiere rápidamente la presencia de análisis. Por lo tanto, también es importante darse cuenta de que los métodos de auditoría evolucionan de la misma manera que lo hacen las operaciones de la empresa, y los análisis también se unen a las sesiones de auditoría. La revisión conjunta de los análisis de influencia en las sesiones de auditoría para trabajar iterativamente en la identificación de los factores de influencia apoya una colaboración muy eficaz hacia la resolución de problemas.
Conozca cómo:

  • Wärtsilä utiliza los datos para mejorar las auditorías internas tradicionales y la función de auditoría interna
  • La analítica de procesos beneficia a los auditores en su trabajo de auditoría
  • La Minería de Procesos beneficia a la Auditoría Interna como función

Algunos puntos ahora son más fáciles de buscar de antemano. Por lo tanto, cuando nos reunimos con un gerente de compras local, ya sabemos qué preguntar: venimos con preguntas más informadas, vamos más directamente al grano.

Tom Unnérus

Vicepresidente de Auditoría Interna en Wärtsilä

¿Por qué es importante la analítica en las auditorías internas?

En lugar de confiar en datos parciales, aislados o fragmentados, los auditores pueden aplicar un enfoque orientado a procesos de extremo a extremo para comprender las operaciones de la organización de manera holística. Al examinar todos los datos de los procesos de negocio, los auditores pueden identificar los riesgos que atraviesan todas las transacciones, regiones geográficas, productos, grupos de clientes, áreas de negocio o áreas funcionales y evaluar las tasas de fracaso exactas y los factores que contribuyen a los controles para mitigar esos riesgos.

Los auditores pueden confiar en la minería de procesos para buscar tokens o patrones que indiquen defectos o errores, pérdidas de velocidad o eficiencia, o de los 8 tipos de desperdicio en los procesos, así como signos de exposición al riesgo como fraude, corrupción, incumplimiento, mala conducta, etc. Sin tecnología, estas señales pueden estar ocultas entre la inmensa mayoría de las operaciones normales y buenas de cualquier sistema informático. Más allá de identificar áreas de oportunidad, los auditores pueden utilizar la analítica para hacer recomendaciones claras y tangibles, por ejemplo, sobre en qué parte del proceso se debe mejorar.

Un enfoque de auditoría interna centrado en los procesos y los datos ayuda a las organizaciones a lograr una mayor transparencia y rendición de cuentas en general, ya que se incluyen todos los datos del proceso y se destacan las inconsistencias junto con sus factores de influencia.

Cómo la analítica sólida apoya la independencia y la objetividad

¿Por qué la Auditoría Interna tendría que hacer análisis de procesos por sí misma? La respuesta tiene que ver con mirar con el ojo del auditor. Al analizar los procesos, las funciones que no son de auditoría y las unidades de negocio suelen centrarse en mejorar la eficiencia de los procesos y los plazos de entrega eliminando los cuellos de botella.

Por el contrario, los auditores, en su función única de «pensar mal y acertarás», pueden encontrar aún más interesantes los pasos del proceso que progresan demasiado rápido. Por lo tanto, existe un valor particular en la realización de análisis y minería de procesos de forma independiente dentro y por parte de la propia Auditoría Interna. Por otra parte, el acceso directo y capaz a los datos brutos apoya la independencia y objetividad de la función de Auditoría Interna.

Cómo la minería de procesos y el análisis de big data en la auditoría interna de Wärtsilä mejoran la precisión, la eficiencia y la colaboración

Exactitud

El enfoque basado en datos proporciona una comprensión más profunda de las operaciones y el perfil de riesgo de la compleja organización de Wärtsilä.

Eficacia

También permite a los auditores centrarse en áreas de riesgo significativas, que pueden identificarse de forma proactiva (es decir, antes de las sesiones de auditoría), por ejemplo, utilizando el análisis de influencia. Lo mismo puede permitir que el auditor invierta menos del valioso tiempo de la sesión en un determinado tema si el análisis anticipado de la influencia no hace saltar las alarmas.

Colaboración

Colocar el análisis de los datos del proceso en el centro de las discusiones puede permitir un enfoque más colaborativo de los hechos, eliminando opiniones o suposiciones.

El análisis de influencia ayuda a hacer preguntas informadas y resolver problemas

Al evaluar los procesos de negocio e identificar los factores que contribuyen, los auditores pueden identificar los detalles específicos que afectan a un problema o ineficiencia. Esta información se utiliza conjuntamente con la entidad auditada para formular preguntas más informadas y abordar posibles problemas.

«El análisis de influencia es una de las características más prácticas». Aurora Sunna, Analista de Automatización de Auditoría Avanzada en Wärtsilä

Tom Unnérus, vicepresidente de Auditoría Interna de Wärtsilä, explica que el análisis de influencia no es una forma de exponer al culpable; por el contrario, permite la resolución constructiva y colaborativa de problemas en el propio proceso, junto con los auditados. «Además de los problemas en el proceso, el análisis de influencia es una forma constructiva de encontrar soluciones a problemas en las políticas y directivas, sistemas y herramientas, o también en los roles y responsabilidades. Podemos señalar dónde ha sucedido algo y cuándo, y dar comentarios de color sobre por qué», explica Tom.

Una mayor visibilidad de las transacciones significa un fácil acceso a la evidencia de auditoría

Con QPR ProcessAnalyzer, Wärtsilä ahora puede ver todas las transacciones, en lugar de solo una pequeña fracción, lo que ha aumentado en gran medida la visibilidad de la empresa sobre las discrepancias reales. La colaboración con las entidades auditadas se ha vuelto mucho más fácil, ya que las pruebas están fácilmente disponibles:

«Ahora podemos proporcionar evidencia de auditoría a nuestros auditados con facilidad, lo que ayuda a nuestros auditados a reconocer los problemas», comenta Aurora Sunna, analista avanzada de automatización de auditorías de Wärtsilä

Auditoría interna antes de la minería de procesos vs. después de la minería de procesos

:x: Confiar en los métodos de auditoría tradicionales

 

:x: Análisis de ejemplos de informes impresos, Excel o SAP

 

:x: Confiar en las entrevistas y la inmersión manual en las muestras de los datos de SAP

 

:x: Visibilidad limitada del cumplimiento del proceso, extrapolando las conclusiones basadas en las brechas de control en las muestras

 

:x: Auditar todos los temas posibles con muestreo y entrevistas

:white_check_mark: Utilizar el análisis de datos como complemento

 

:white_check_mark: Análisis de todos los datos relevantes de SAP.

 

:white_check_mark: Realizar consultas de auditoría más informadas y basadas en datos, y profundizar en las entrevistas y sesiones

 

:white_check_mark: Visibilidad completa de todas las transacciones, datos más precisos para estimar el impacto total de las brechas de control o la ineficiencia

 

:white_check_mark: Priorizar los temas con los hallazgos de pre-analítica más interesantes para profundizar en las sesiones

¿Qué le dirías a alguien que está considerando la minería de procesos?

Aurora Sunna, Analista de Automtización de Auditoría Avanzada en Wärtsilä, responde: «Les diría que en auditoría interna, la minería de procesos amplía la perspectiva de auditoría y ofrece muchos beneficios»:

💡 Obtenemos una visibilidad total de nuestros procesos y datos: ya no hay necesidad de conjeturas y suposiciones basadas en un muestreo (afortunado).

💡 El análisis de influencia nos ayuda a ver dónde enfocarnos. Todavía hacemos algunos muestreos, pero es menos aleatorio. Nos ayuda a identificar las áreas de la organización que funcionan bien, donde las mejores prácticas se pueden replicar a otras.

💡 Podemos dirigir los hallazgos del Análisis de Influencia a las áreas adecuadas en nuestra compleja organización.

💡 Podemos proporcionar fácilmente extractos de datos y pruebas de auditoría a nuestros auditados.

💡 La minería de procesos es una forma eficiente de mejorar: proporciona una forma más fácil para que los auditados aborden los hallazgos y mejoren sus propias operaciones.

💡 Hablar con la gente y analizar los datos se complementan enormemente. Dado que la Auditoría Interna ahora hace hallazgos más detallados, las discusiones nos ayudan a comprender y aprender más sobre las excepciones y variaciones en los diferentes procesos. Las iteraciones son valiosas y necesarias.

¿Por qué la Auditoría Interna de Wärtsilä prefiere  QPR ProcessAnalyzer?

  • Licencias flexibles: QPR ofrece precios flexibles y basados en licencias. Esto permite a Wärtsilä Internal Audit analizar múltiples procesos a un coste razonable.
  • Buen producto: QPR es una herramienta de minería de procesos en constante evolución con muchas características avanzadas.
  • Comunicación clara: Desde el principio, la comunicación entre Wärtsilä y QPR ha sido clara y positiva, asegurando que ambas partes entiendan las necesidades y objetivos del otro.
  • Funcionalidad ETL: La inclusión de la funcionalidad ETL (extraer, transformar, cargar) en QPR es una característica útil que facilita la extracción y el análisis de datos. Contar con esto apoya la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.
  • Conectores de datos: QPR tiene una variedad de conectores de datos para diferentes sistemas, lo que facilita a Wärtsilä Internal Audit la extracción de datos de varias fuentes.
  • Análisis de influencia: Esta es una de las características favoritas de ProcessAnalyzer de Wärtsilä Internal Audit, ya que permite al equipo de Auditoría Interna identificar y abordar los factores que influyen y contribuyen a lo que se ha investigado.
  • Flexibilidad en la creación de visualizaciones: Las funciones de visualización y diagrama de flujo son versátiles y las nuevas vistas son relativamente rápidas de crear.
  • Filtrado de datos hasta el nivel de fila más detallado: la capacidad de filtrar datos dinámicamente es importante cuando se investiga un determinado alcance, por ejemplo, una parte de la organización. A veces se necesita más información del sistema de origen cuando es necesario perforar hasta el nivel de la fila. En la práctica, significa que una gran cantidad de datos se procesa con relativa rapidez.
  • Relación a largo plazo: Wärtsilä ha tenido una relación positiva y duradera con QPR. Esto les ha permitido trabajar juntos a un nivel más igualitario y lograr sus objetivos de manera efectiva.
  • Capacidades de auditoría mejoradas: Con QPR ProcessAnalyzer, Wärtsilä Internal Audit ha podido analizar en detalle múltiples procesos, como el pedido al cobro y la compra al pago. Pueden filtrar y analizar fácilmente los datos para identificar desafíos y problemas de cumplimiento y extender el análisis a otras áreas.
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