Menos administración y más atención a las necesidades de los residentes con CANEA ONE
Por CANEA
Tras unos años de disminución de la población y grandes déficits financieros, el municipio de Söderhamn se dio cuenta de que los empleados tendrían que entregar más. En otras palabras, era necesario agilizar la administración, mientras que la forma de trabajar, es decir, los procesos, debía basarse aún más en las necesidades de los residentes.
«Me gusta la flexibilidad y capacidad de respuesta de CANEA. Por ejemplo, si veíamos que necesitábamos capacitar en algún área, CANEA creaba ese curso. Nos encontraron en nuestros deseos.»
«Fue bueno que CANEA aclarara lo que necesitaban saber para llevar a cabo la misión. Esto nos permitió organizar nuestro trabajo interno de la manera adecuada.»
Johanna Pettersson, Desarrollador de negocios Municipio de Söderhamn
Para lograrlo, necesitaban introducir nuevas formas de trabajo que facilitaran la coordinación entre las distintas funciones del municipio, lo que a su vez requería una solución informática para gestionar el negocio en la que todos los empleados pudieran colaborar. El sistema sería capaz de gestionar documentos, procesos, casos y proyectos. Y sería relativamente fácil crear un hilo común entre la política y la organización.
La elección recayó en CANEA ONE y en todos los módulos, en parte porque era fácil visualizar procesos y vincular documentos relevantes a cada uno.
«Había otros sistemas que tenían muy buenos redactores de procesos, pero no podían manejar documentos; tenías que enlazar, por ejemplo, a Sharepoint. Solo CANEA ONE podría tener documentos y procesos juntos, en el mismo sistema», dice Johanna Pettersson, promotor empresarial en el municipio de Söderhamn.
Sector del bienestar primero en salir
El Sector de Bienestar fue el primero en hacerlo. Por ley, deben trabajar con un sistema de gestión de calidad que funcione bien, lo que significa que debe haber orden y orden en los procedimientos y documentos asociados, así como en quienes son responsables de cada rutina. »El estudio de viabilidad mostró lo importante que es encontrar la rutina adecuada rápidamente. Ahora todos los que trabajan en el servicio de atención domiciliaria tienen acceso a las últimas rutinas a través del sitio móvil CANEA ONE. Hoy es una gran herramienta», dice Johanna Pettersson
Además, el municipio ha tenido varias otras necesidades, como el apoyo del sistema para proyectos. Aunque han tenido un buen modelo de proyecto, han utilizado plantillas sueltas y archivos de Excel. »Hemos trabajado lo mejor que hemos podido, pero hemos echado de menos poder inscribir roles y tener un diagrama de Gantt, en lugar de un calendario en una hoja de Excel. Ahora tenemos toda la documentación del proyecto en un solo lugar, además de que podemos controlar los permisos para los diferentes roles de un proyecto.
Necesidad de procesos claros.
El municipio de Söderhamn también ha necesitado un buen archivo electrónico, para colaborar con otros municipios y establecer una estructura de procesos acorde con KLASSA, la herramienta de seguridad de la información desarrollada por la Asociación Sueca de Autoridades Locales y Regiones (SKR).
Esto implica dividir la estructura en procesos de control, soporte y núcleo que se cuantifican, lo que determina qué tipo de documento debe manejarse en cada proceso.
«Ahora todo está en CANEA ONE con control de versiones, gestores de documentos y recordatorios de cuándo hay que hacer actualizaciones. Y cuando desarrollamos una nueva rutina, sigue un proceso que configuramos en el módulo de documento con un creador, un revisor y un aprobador, donde este último es responsable de lo que se escribe en la rutina. Crea una sensación de seguridad completamente diferente para los directivos y empleados.
El municipio también había desarrollado una política para los documentos de gobierno que implementó en el Documento CANEA. Allí puedes elegir qué tipo de documento quieres crear, es decir, si debe ser una estrategia, un plan, una rutina o una lista de comprobación. Además, hay un texto descriptivo para cada tipo de documento que te indica cuándo debe crearse ese tipo concreto de documento.
«Nuestro plan de gestión de la información y la política para los documentos de gobierno están ahora reflejados en CANEA ONE.
Sistema fácil de usar
Hasta ahora, el nuevo sistema ha sido bien recibido por los usuarios. En el caso del Sector de Bienestar, fue largamente esperado. Ya se habían dado cuenta de que no podían continuar como antes, porque eso generaba incertidumbre en la organización cuando, por ejemplo, no encontraban rutinas relevantes
«Al principio, algunos pensaron que era difícil con un sistema nuevo, pero aquí no tenías que aprender nada porque configuramos CANEA ONE para que los empleados solo tuvieran que hacer clic en la aplicación para acceder al sistema.
«Cuando mostramos lo sencillo que era, solo hubo reacciones positivas. En aquel entonces, ya no se trataba de tener que aprender un sistema nuevo, sino de una forma simplificada de encontrar la información que necesitas», dice Johanna Pettersson, y concluye:
«Siempre hay preocupaciones sobre aprender nuevos sistemas, y así es para nosotros los administradores, pero los usuarios no deberían tener que aprender muchas cosas nuevas, solo cómo encontrar la información que necesitan para poder hacer su trabajo.
Brevemente sobre el municipio de Söderhamn
El municipio de Söderhamn está situado en el mar de Botnia, a unos 250 km al norte de Estocolmo. El municipio está situado en Hälsingland, condado de Gävleborg, y cuenta con 25.000 habitantes y 3.000 empleados.