Cómo Wärtsilä eliminó las conjeturas en las auditorías con una visibilidad completa de los datos
Wärtsilä transformó su enfoque de auditoría interna con QPR ProcessAnalyzer.
Los auditores internos de Wärtsilä solían basarse en pequeñas muestras de su sistema ERP para extraer conclusiones generales de la empresa. Con QPR ProcessAnalyzer, ahora analizan todos los datos de transacciones, lo que les permite llegar a las reuniones con información clara y respaldada por datos, además de evidencia de auditoría concreta.
El desafío:
Los auditores internos extrapolaban conclusiones sobre problemas de toda la empresa a partir de pequeñas muestras aleatorias de datos de transacciones, lo que hacía imposible ver el panorama completo del cumplimiento de los procesos y los riesgos en todas las operaciones globales de Wärtsilä.
La solución:
QPR ProcessAnalyzer permitió al equipo de Auditoría Interna de Wärtsilä analizar todos los datos de transacciones de su sistema ERP global, proporcionando una visibilidad completa de los procesos y permitiendo enfoques de auditoría basados en datos.
Los resultados:
Visibilidad completa de los datos
sustituir supuestos basados en el muestreo
sesiones de auditoría informadas
con preguntas específicas preparadas con antelación
Colaboración mejorada
mediante debates basados en hechos con los auditados
evidencia de auditoría concreta
De fácil acceso para todas las partes interesadas
identificación proactiva de riesgos
en todas las transacciones y geografías
«Obtenemos una visibilidad total de nuestros procesos y datos; ya no es necesario recurrir a extrapolaciones ni a suposiciones basadas en muestreo.»
Acerca de Wärtsilä
Wärtsilä es líder mundial en tecnologías innovadoras y soluciones integrales para los mercados marítimo y energético. La empresa hace hincapié en la innovación en tecnologías y servicios sostenibles para ayudar a sus clientes a mejorar continuamente su desempeño ambiental y económico en diversos sectores y regiones geográficas.
El desafío
Elaborar conclusiones de auditoría para toda la empresa a partir de pequeñas muestras de datos.
Los métodos de muestreo tradicionales no podían proporcionar una visibilidad completa
Wärtsilä se enfrentó a un dilema clásico de auditoría interna: ¿cómo comprender los riesgos y problemas de cumplimiento a nivel empresarial cuando solo se pueden examinar pequeñas muestras aleatorias de datos de transacciones? Como líder mundial en tecnologías marinas y energéticas, las operaciones de Wärtsilä abarcan múltiples geografías, unidades de negocio y procesos complejos; sin embargo, sus auditorías internas se limitaban a analizar pequeñas fracciones de los datos disponibles.
Los métodos tradicionales de auditoría interna, si bien valiosos, no proporcionaban la visibilidad integral necesaria para comprender lo que realmente sucedía en el sistema ERP global de Wärtsilä. Los auditores se veían obligados a extrapolar conclusiones sobre problemas de toda la empresa a partir de muestras limitadas, lo que generaba incertidumbre sobre el verdadero alcance e impacto de los posibles problemas.
Los auditores realizaban búsquedas generales en lugar de centrarse en los problemas reales.
El método de muestreo implicaba que los auditores acudían a las reuniones con preguntas generales, con la esperanza de descubrir problemas mediante entrevistas e investigación manual. Sin acceso previo a los datos reales del proceso, no podían preparar preguntas específicas y fundamentadas ni centrar su tiempo limitado en las áreas de riesgo más significativas.
«Ahora es más fácil consultar algunos puntos con antelación. Así, cuando nos reunimos con un responsable de compras local, ya sabemos qué preguntar: llegamos con preguntas más precisas y vamos más directos al grano», explica Tom Unnérus, vicepresidente de Auditoría Interna de Wärtsilä.
La escasez de pruebas dificultó la colaboración.
Quizás lo más frustrante fue la dificultad de proporcionar evidencia de auditoría concreta a las partes interesadas. Cuando los hallazgos se basaban en muestras pequeñas, resultaba difícil demostrar el impacto total de las deficiencias o ineficiencias de control, lo que dificultaba obtener su apoyo para las mejoras y generaba relaciones de confrontación en lugar de colaboración con los auditados.
La solución
Analizar todos los datos de transacciones en lugar de muestras aleatorias con QPR ProcessAnalyzer
QPR ProcessAnalyzer, una herramienta de minería de procesos que transforma los registros de transacciones del sistema en mapas de procesos visuales claros, permitió al equipo de Auditoría Interna de Wärtsilä pasar de suposiciones basadas en muestras a una visibilidad completa de los datos. En lugar de examinar pequeñas fracciones de sus datos de transacciones, ahora podían analizar toda la información relevante de su sistema ERP global.
Desde el muestreo hasta la visibilidad completa del proceso
La transformación comenzó con la conexión de QPR ProcessAnalyzer al sistema ERP global de Wärtsilä, lo que permitió a los auditores examinar todas las transacciones en lugar de solo muestras aleatorias. Esto proporcionó un enfoque integral y orientado a procesos para comprender las operaciones de forma holística en todas las geografías, áreas de negocio y áreas funcionales.
El análisis de influencia revela el «por qué» detrás de los problemas.
Una de las funciones más valiosas de QPR ProcessAnalyzer para Wärtsilä fue el Análisis de Influencia, que ayuda a los auditores a identificar factores específicos que contribuyen a problemas o ineficiencias. Esta capacidad permite a los auditores ir más allá de identificar qué sucedió y comprender por qué sucedió.
«El análisis de influencia es una de las funciones más prácticas», señala Aurora Sunna, analista de automatización de auditoría avanzada en Wärtsilä.
El enfoque de «pensar como un ladrón» mantiene la independencia de la auditoría
Es importante destacar que el equipo de Auditoría Interna de Wärtsilä realiza sus propios análisis de procesos en lugar de depender de los equipos operativos. Mientras que las unidades de negocio suelen centrarse en la eficiencia y la eliminación de cuellos de botella, los auditores deben «pensar como un ladrón», un término común en auditoría que significa que buscan patrones inusuales o deficiencias en los controles que podrían indicar fraude o riesgo. A veces, los procesos que se ejecutan con demasiada rapidez resultan más sospechosos que los lentos, ya que podrían indicar que alguien está omitiendo pasos de aprobación.
Este enfoque independiente garantiza que Auditoría Interna mantenga su objetividad al tiempo que adquiere las capacidades analíticas necesarias para la evaluación de riesgos moderna.
«Ahora podemos proporcionar evidencia de auditoría a nuestros auditados con facilidad, lo que les ayuda a reconocer los problemas.»
Los resultados
De las suposiciones a los hechos se transforma la eficacia de la auditoría
La visibilidad completa elimina las conjeturas.
La transformación más significativa consistió en pasar de la extrapolación basada en muestras a una visibilidad completa de todos los datos de los procesos. Los auditores de Wärtsilä ya no necesitan hacer suposiciones sobre los problemas que afectan a toda la empresa; ahora pueden ver con exactitud lo que sucede en todas las transacciones, regiones y unidades de negocio.
Esta visibilidad completa les permite identificar riesgos que afectan a toda la organización y evaluar las tasas de fallo exactas de los controles, lo que proporciona una comprensión mucho más precisa del perfil de riesgo de Wärtsilä.
Las preguntas informadas reemplazan las preguntas vagas.
Las sesiones de auditoría se volvieron mucho más efectivas cuando los auditores pudieron preparar con antelación preguntas específicas basadas en datos. En lugar de realizar entrevistas generales con la esperanza de descubrir problemas, ahora los auditores llegan a las reuniones sabiendo exactamente qué investigar.
«Cuando nos reunimos con un gerente de compras local, ya sabemos qué preguntar: llegamos con preguntas más informadas y vamos más directo al grano», explica Tom Unnérus.
Identificación proactiva de riesgos en todas las operaciones
QPR ProcessAnalyzer permite a los auditores identificar de forma proactiva áreas de riesgo significativas antes de que comiencen las sesiones de auditoría. Mediante el análisis de influencia, pueden centrar el valioso tiempo de la reunión en los asuntos más críticos y dedicar menos tiempo a áreas donde el análisis previo no genera inquietudes.
La evidencia concreta permite la colaboración
Quizás el cambio más significativo se produjo en las relaciones con las partes interesadas. En lugar de discusiones conflictivas basadas en muestras limitadas, las conversaciones de auditoría se transformaron en sesiones colaborativas de resolución de problemas, respaldadas por evidencia exhaustiva.
La función de Análisis de Influencia ayuda a los auditores a explicar no solo qué sucedió, sino también cuándo y por qué, lo que permite entablar debates constructivos sobre soluciones en lugar de buscar culpables.
Mayor precisión, eficiencia y colaboración
El enfoque basado en datos generó mejoras en tres áreas clave:
- Precisión: Comprensión más profunda de las operaciones y el perfil de riesgo en toda la compleja organización global de Wärtsilä.
- Eficiencia: Capacidad para centrarse en las áreas de riesgo significativas identificadas de forma proactiva, optimizando el uso del tiempo limitado de la sesión de auditoría.
- Colaboración: Debates basados en hechos que eliminan opiniones y suposiciones, creando relaciones más productivas con los auditados.
Evidencias de auditoría de calidad al alcance de los auditores
Con QPR ProcessAnalyzer, proporcionar evidencia de auditoría se volvió sencillo. Los auditores pueden generar fácilmente extractos de datos y evidencia visual que ayudan a los auditados a comprender y reconocer problemas, transformando la experiencia de auditoría de defensiva a colaborativa.
«El análisis de influencia no es una forma de desenmascarar al culpable; en cambio, permite la resolución constructiva y colaborativa de problemas en el propio proceso, junto con los auditados. Podemos señalar dónde y cuándo ocurrió algo, y ofrecer comentarios explicativos sobre el porqué.»