CANEA Document

Gestión eficaz e integral de información crítica para el negocio.


La información correcta todo el tiempo, sin tener que buscar.

Con CANEA Document, toda la información se gestiona sin una estructura de carpetas complicada. No tiene que perder un tiempo precioso buscando información y, en cambio, puede concentrarse en el trabajo de valor agregado.


Disponibilidad máxima

Busque y encuentre información según lo que necesita, no DONDE está guardada.

Seguridad incrementada

Proteja la precisión, los cambios y el acceso a la información, con una mayor trazabilidad.

Cumple con los requisitos

Gestione la información de acuerdo con los estándares, la legislación y otros requisitos para la gestión de documentos.


La gestión segura e integral es la respuesta correcta

Muchas organizaciones tienen documentos esparcidos en varias ubicaciones. Esto aumenta el riesgo de que los documentos se extravíen y la búsqueda de la información correcta desperdicie tiempo.

CANEA Document proporciona una gestión segura y completa de todo tipo de documentos en un solo lugar. Etiquetar la información con metadatos crea una estructura de carpetas virtual y multidimensional. De esta forma, un documento aparece en varias ubicaciones al mismo tiempo, con acceso controlado por autorización. ¡La información correcta en el lugar correcto para los usuarios correctos en el momento correcto!

Control de documentos para sistemas de gestión

El sistema de gestión orientado a procesos de la organización se beneficia del uso de CANEA Document. Toda la producción y distribución de documentos está garantizada y optimizada. Los empleados siempre tienen acceso a la última versión aplicable de todos los documentos directamente a través de la intranet, tabletas y teléfonos.

CANEA Document gestiona todo el contenido desde una perspectiva de ciclo de vida. Esto significa que el sistema admite todo, desde la producción, la publicación y la modificación hasta el archivo y la eliminación, con total trazabilidad y gestión de versiones. El sistema gestiona y estructura todo tipo de documentos y formatos de archivo.


FUNCIONES

Encuentra lo que buscas, CANEA Document ofrece varias formas de buscar información para satisfacer todo tipo de necesidades. Busque información a través de una página de inicio basada en roles, búsqueda de texto libre, carpetas virtuales, suscripciones, favoritos y mapas de procesos en los que se puede hacer clic.

Ver documentos en línea, El sistema tiene soporte para visualizar documentos directamente en el navegador sin, por ejemplo, tener que abrir MS Word. Para el usuario que lee el documento, la experiencia es más rápida y sencilla. También es fácil acceder a la información a través de dispositivos móviles.

Plantillas que te ahorran tiempo, Con la ayuda de plantillas, los encabezados del documento, el diseño gráfico y el contenido se pueden controlar para garantizar una estructura buena y uniforme. El sistema le permite administrar plantillas para diferentes tipos de documentos. La información de los encabezados y pies de página se actualiza automáticamente a través de las plantillas.

Propiedades del documento, Etiquetar información y documentos con propiedades cuando se crean mejora enormemente la capacidad de búsqueda. El mismo documento se puede mostrar de diferentes formas en las llamadas carpetas virtuales, por ejemplo, por proceso, departamento, aprobador y tipo de documento.

Asegurar la calidad del contenido, CANEA Document maneja documentos desde una perspectiva de ciclo de vida con soporte para desarrollo, revisión, aprobación, revisión y finalmente archivo. El soporte de referencia ayuda a garantizar tanto la trazabilidad como la precisión de sus documentos críticos para la empresa.

Leído y entendido, CANEA Document admite recibos de varias formas. ¿El documento ha sido leído por los empleados relevantes? ¿Se ha leído y comprendido el documento? También hay soporte para recibos de distribución para aquellos documentos que necesitan imprimirse en papel. Las firmas electrónicas se pueden activar para aprobar documentos, por ejemplo.

Archivado automático, CANEA Document tiene soporte completo para el archivo, con muy buena capacidad de búsqueda de archivos y la opción de restaurar documentos archivados. El nivel de permiso del usuario controla el acceso al archivo y versiones anteriores del documento. Toda la información se gestiona por versiones en el sistema, con trazabilidad completa hasta versiones anteriores.

Mantenimiento a granel, Con el sistema, puede mantener una gran cantidad de documentos con facilidad. Esto a menudo es necesario durante cambios organizacionales o cuando la información necesita ser reestructurada. Las funciones de mantenimiento masivo permiten a un administrador, por ejemplo, cambiar el aprobador de cientos de documentos con un par de clics en un botón.


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